Entre son acquisition par le Musée et sa mise à disposition du public, l'image ou tout autre objet, suit un parcours qui va faciliter par la suite son identification, son utilisation mais aussi sa conservation pour de longues années.
Entrer dans les collections publiques
Un musée achète des œuvres mais peut aussi bénéficier de dons ou de legs. Dans tous les cas une commission régionale contrôle l'opportunité de ces acquisitions par rapport à la politique culturelle du musée et aussi leur coût... évitant que n'entrent des œuvres qui ne seront jamais montrées, ne portant aucun intérêt dans les présentations du musée, ou vendues à un prix déraisonnable.
Ensuite, l'image est marquée d'un numéro d'inventaire, véritable « tatouage » d'identification. A l'aide d'un logiciel documentaire (Actimuséo), l'œuvre est répertoriée, décrite, analysée, datée. Désormais, il est possible de la retrouver parmi les 25 000 œuvres des collections du Musée.
La numérisation
Dans l'atelier du photographe, l'image est reproduite à l'aide d'un appareil photo numérique. Le fichier obtenu est stocké sur un DVD et constitue une sauvegarde nécessaire en cas de disparition ou de dégradation de l'image. La photographie est non seulement indispensable à l'identification de l'œuvre mais c'est aussi un outil pour améliorer ses conditions de conservation.
Une reproduction de l'image est insérée avec sa fiche descriptive dans la base de données du musée. Désormais, les manipulations qui risquent d'altérer les images sont limitées. L'équipe du musée consultera la base de données pour toutes ses recherches et programmations d'exposition sans risquer de dégrader les images. Le public, chercheurs ou étudiants qui souhaitent travailler sur nos collections, consulteront la base de données du musée mise à leur disposition.
Conditionnement et conservation
L'image est ensuite conditionnée pour de nombreuses années. Elle est nettoyée à l'aide d'une gomme en poudre pour la débarrasser de ses poussières et autres pollutions. Les images populaires sont très fragiles par nature. Le papier utilisé au 19ème siècle est un papier à pâte de cellulose très fin et acide qui jaunit en vieillissant. C'est pourquoi, on range les images dans une pochette en papier au PH neutre avec une réserve alcaline qui limitera le vieillissement. Les pochettes sont rangées dans une boîte en carton de conservation. Le rangement dans les réserves est optimisé par un tri préalable des images selon 3 formats prédéfinis.
L'ambiance des réserves est contrôlée systématiquement. Il est important pour une bonne conservation que l'image ne soit pas soumise à des chocs climatiques, ni à des températures ou hygrométrie excessives. En règle générale, la température de la réserve est fixée aux environs de 18° et son hygrométrie à 50% d'humidité relative. Un air sec rend le papier cassant et fragile. Une humidité excessive favorise le développement de moisissures.
Pour ces mêmes raisons de conservation, l'éclairage des salles d'exposition est limité à 50 lux. La lumière du jour, et a fortiori les flashs d'appareils photographiques accélèrent le vieillissement des images : le papier jaunit et les couleurs des encres palissent.
Toutes les expositions du Musée sont conçues dans le respect de la conservation des œuvres.